مسائل و مشكلات در اندازهها, اشكال و زواياي مختلف به وجود ميآيند, لذا فرمول ثابتي براي حل همة آنها وجود ندارد. بهترين كار اين است كه فرآيند حل مسئله را با توجه به مشكل تغيير دهيم و تعديل كنيم. آن چه در زير ميخوانيد نكاتي در مورد اين فرآيند است:
گام اول ـ مسئله را در حالت حل شده در نظر آوريد
در اين گام، مطلوب آن است كه به تصويري روشن از آنچه به طور دقيق ميخواهيد, دست پيدا كنيد. بنابراين لازم است اهداف خود را به طور كمي و كاملاً مشخص تعيين كنيد. چنانچه اين اهداف، كيفي باشند ادامة كار مشكلتر خواهد شد. مثلاً هدفي مانند توليد 1000 قطعه در ماه، هدفي كمي است و فروش خوب هدفي كيفي است.
براي روشن شدن اين موضوع، مثالي را مطرح ميكنيم و مراحل مهندسي راه حل را در مورد آن پياده ميكنيم. يك تشكل زيست محيطي كه هيئت مديرة آن از اعضاء هيئت علمي دانشگاه محسوب ميشوند, در انجام برنامههاي خود دچار مشكل شده است. هيئت مديره درباره مسائل, ايدهها و برنامههاي خوبي ارائه ميدهد ولي اين ايدهها در بدنه اجرايي تحقق نمييابند. كساني كه جذب تشكل ميشوند به علت سنگيني كارها, نميتوانند آن را ادامه دهند و بعد از مدتي تشكل را ترك ميكنند.
براي آنكه بتوانيم مسئله را حل شده در نظر آوريم پرسشهاي زير ميتواند به ما كمك كند:
سئوال اول ـ در مقطع كنوني چه مسايلي ما را آزار ميدهد و باعث ناراحتي ميشود؟
سئوال دوم ـ اين مسائل چه زيانهايي به ما وارد ميسازد وچه تاثيرات نامطلوبي دارد؟
سئوال سوم ـ اگر اين مسايل وجود نداشتند وضع از چه قرار بود؟
سئوال چهارم ـ در چه صورت ميتوانيم بگوييم كه مسئله را به شكل خوبي حل كرده و يا از آن عبور موفق كردهايم؟
پاسخ به سوالهاي فوق نتايج زير را خواهد داشت:
پاسخ سئوال اول ـ آنچه آزاردهنده است اين است كه مسئولان و هيأت مديره تشكل، ايدههايي خوب دارند ولي اين ايدهها, عملي نميشوند و در ميانة مسير متوقف ميشوند, كساني كه جذب تشكل ميشوند افرادي اجرايي شده كه به صورت مكانيكي كارهايي را انجام ميدهند ولي انجام اين كارها نقشي در افزايش خودآگاهيشان ندارد, بنابراين بعد از مدتي كنارهگيري ميكنند.
پاسخ سئوال دوم ـ اين پيامدهاي منفي باعث ميشود كه تشكل، اعتبار خود را از دست بدهد و قدرت تاثيرگزارياش كاهش پيداكند.
پاسخ سئوال سوم ـ اگر چنين نباشد تشكل، تاثير خود را حفظ كرده و مسائل مطرح شده را عملي مينمايد و كساني كه با اين تشكل همكاري مينمايند, ضمن آن كه چيزهاي زيادي ياد ميگيرند, كارهاي تشكل را هم به انجام ميرسانند.
پاسخ سئوال چهارم ـ مسئله وقتي حل ميشود كه هم برنامهها اجرا شوند و هم اينكه افراد اجراكننده برنامه از كار خود احساس رضايت كنند.
بنابر اين حالت حل شده عبارت است از:
1ـ اجراي برنامهها در زمان مشخص
2ـ رضايت اعضاء به گونهاي كه نسبت به انجام كارهاي خود احساس مسئوليت كنند.
پيشنهاد مي شود كه در حالت حل شدة مسئله، به اصليترين و كليديترين موضوعات پرداخته و مطالب پراكنده وجزئي نباشد.
گام دوم ـ مشكل را به سؤال تبديل كنيد.
بعد از اينكه مشكل را شناسايي كرديم و حالت مطلوب خود را نيز يافتيم, بهتر است كه آنها را تبديل به سؤال كنيم. مشكل تا زماني كه حالت سؤالي به خود نگيرد قابل حلكردن نيست.
درمثال فوق ما ميتوانيم اين سوالات را بسازيم:
1ـ چگونه به صورتي واقعبينانه برنامهريزي كنيم؟
2ـ چه مكانيزمهايي براي كنترل برنامهها و امور داريم؟
3ـ اجراي برنامههاچه منافعي را ميتواند براي مجريان داشته باشد؟
4ـ براي خود انگيخته شدن اعضاء چه راهكارهايي داريم؟
سؤالهايي كه منجر به حل مسئله ميشوند, بايد داراي يكسري ويژگي هايي باشند, از جمله:
ـ بصورت مستقيم به قلب مشكل نشانه رفته باشند.
ـ مفهوم و گويا باشند.
ـ نكات غيرضروري و جزئي را مد نظر قرار ندهند.
گام سوم ـ مسئله را به درستي بشناسيد
براي آنكه بتوانيم به سؤالهاي خود پاسخ دهيم, لازم است كه مسئله را از جوانب گوناگون مد نظر قرار داده و از آن شناخت كافي به دست آوريم. براي شناخت يك مسئله سوالهاي زير ميتواند كمكدهنده باشند:
- چه اطلاعاتي داريم؟
- چه اطلاعاتي نداريم و چگونه بايد آنها را تامين كرد؟
- با چه محدوديتهايي روبرو هستيم؟
- موانع پيش روي ما كدام است؟
- چه امكاناتي دراختيار ما است؟ و تا چه زماني و چگونه ميتوانيم از آنها استفاده كنيم؟
- با چه افرادي روبرو هستيم؟ ويژگيهاي آنان چيست؟ با يكديگر چه ارتباطي دارند؟
- از نظر اجرا با چه مسايلي روبرو هستيم؟
- حاميان و رقباي ما چه كساني هستند؟
گام چهارم ـ ترديد نسبت به علت مسئله
مسايلي كه ما در زندگي با آن روبرو هستيم مانند مسايلي كه دركتب رياضي مدرسه حل مي كرديم, دستهبنديشده نيست. مسايل زندگي معمولاً پيچيده و چندبعدي هستند. ما براي حل اين مسايل نياز به كامل انديشي داريم تا به همه جوانب و ابعاد نظر اندازد.
يك مسئله ممكن است علتهاي گوناگوني داشته باشد. بنابراين به يك علّت بسنده نكنيم و سعي كنيم كه علتهاي گوناگون و علتهاي مستقيم و غير مستقيم را جستجو كنيم.
در مثال تشكل زيست محيطي, علتهايي كه منجر به بروز مشكل شدهاند ممكن است موارد زير باشد:
- ايدهآلگرا بودن هيئت مديره و شعارگرايي
- عدم آموزش كافي مجريان و ناتواني در توجيهكردن آنها
- ساختار سازماني ناكارآمد و ناتواني دركنترل برنامهها
- روش جذب غلط كه افراد غيرمتخصص و ناآشنا با موضوع را وارد تشكل ميكند
- برنامهريزي نادرست و غيرواقعبينانه
- گسترش بيش از حد تشكل و حضور بيش ازحد افراد
- بيتوجهي به نظرات اعضاء در هدفگذاري و برنامهريزي
گام پنجم ـ در فرآيند حل تمام افراد دخيل (به تناسب نقششان) حضورداشته باشند
گاهي مواقع در جهت حل مسئله لازم است چند تيم روي موضوعات شناخت مسايل, يافتن راهحل و اجراي آن به صورت جداگانه و منقطع كاركنند. دراين حالت ممكن است اين خطر باشد كه هر كدام ازتيمها به اندازه كافي در مورد چرايي مسئله و نتايج تيمهاي ديگر توجيه نبوده و نتوانند با سايرين كاملاً هماهنگ شوند. در نتيجه كار نهايي با مسئله اصلي سنخيت كامل نداشته و از مسير اصلي خود منحرف شده باشد. براي جلوگيري از بروز اين مشكل, ميتوان يك تيم براي راهبرد حل مسئله ايجاد كرد كه در اين تيم نمايندهاي از تمام گروههاي ذينفع حضور دارند. وظيفه تيم راهبرد، تعريف مسئله (تبديل مشكل به سوال), تعيين حدود, تدوين برنامه كلي و انتخاب تيم اجرايي حل مسئله ميباشد.
در مثال تشكل زيست محيطي، تيم راهبرد متشكل است از نمايندگان هيئت مديره و نمايندگان اعضاء.
گام ششم ـ از نقاط كور خود آگاه باشيد.
همه ما از يك سري نقاط كور ادراكي و فيلترهاي ارزشي بر خوردار هستيم, مسائلي همچون احساسات, علايق, تعصبات, سليقههاي فردي و هم چنين آموزشهاي غلط و باورهايي كه جامعه و خانواده به ما القاء كردهاند, از اين دستهاند. اين موارد باعث ميشوند كه بعضي وقتهاچيزهايي را نبينيم و يا مسايل را به گونهاي نادرست تفسيركنيم.
اين نقاط كور، گاهي مفيد و گاهي مضر هستند. در مواردي ارزشها و يا تعصبات ما, باعث ميشود كه از همان ابتدا از بررسي بعضي مسايل كه نتيجه مثبتي ندارند, خودداري كنيم و در نتيجه آنچه كه جوابش مثبت است، دوباره نكاويم. در مواردي نقاط كور باعث ميشوند از بعضي از امكانات و اختيارات خود دست بكشيم و يا اينكه از واقعبيني خارج شده و نسبت به بعضي موضوعات خوشبين و يا بدبين شويم.
گام هفتم ـ انتخاب روش صحيح حل مسئله
روش حل مسئله با توجه به نوع مسئله فرق ميكند و اينطور نيست كه بتوان يك روش واحد براي حل همه مسائل ارائه داد. در انتخاب روش صحيح حل مسئله، لازم است كه هدف، نقطه شروع و فرآيند حل مسئله، مورد توجه قرار گيرند. در شماره(هاي) بعد بيشتر در مورد اين گام صحبت خواهيم كرد.
ترجمه و تأليف: مهندس حميدرضا همتي – مريم مداح
علم موفقیت 2
شبکه متفکران 