فهرست 20 عامل ضايعكننده وقت و تدابير برطرف كردن آن
اگر شما نيز در انجام کارهاي خود با کمبود زمان روبرو ميشويد و در پايان روز کارهاي نيمهتمامي داريد، لازم است که بر چگونگي مديريت زمان خود بازنگري داشته باشيد.
يک اقدام ضربتي جهت افزايش مهارت در مديريت بر زمان، کاستن ربايندگان زمان است. ربايندگان زمان همچون منافذ و سوراخهاي موجود در بدنه يک منبع آب، باعث تلفشدن زمان ميشوند. ربايندگان زمان را در چند سطح ميتوان تعريف کرد. سطحي از ربايندگان ناشي از بينشهاي غلط است و بعضي ناشي از عادتهاي غلط.
در زير فهرست 20 رباينده زمان را که ناشي از عادتهاي غلط است، برميگزينيم که عبارتند از:
1- مديريت همراه با بحران: گاه شرايط ما را مجبور به انجام بعضي كارها ميكند. ولي تا آنجا كه ميتوانيد با دورانديشي و تدبير، سعي كنيد كه اين شرايط بحراني كمتر شود. البته وجود مقدار کمي استرس در كار باعث تحرك بيشتر و سرعت بالاتر ميشود ولي اگر استرس از حدي فراتر رود، نه تنها سرعت بالا نميرود، بلكه باعث ميشود بعضي نكات را نبينيم و به دوباره كاري بيفتيم.
2- تلفنها: زماني از شبانه روز را به تلفنهاي خود اختصاص دهيد. اگر اين تلفنها نياز به انرژي ذهني ندارد، اين كار را در اوقاتي كه انرژي انجام كارهاي ذهني و بدني را نداريد، انجام دهيد. اگر امکان دارد ميتوانيد به صورت كنترل شده به تلفنها پاسخ دهيد؛ مثلاً استفاده از يك منشي تلفني مي تواند كمك باشد. به كساني هم كه به صورت دائم با شما در تماس هستند بگوييد كه در چه زماني به شما تلفن بزنند.
از صحبتهاي بيهوده در تلفن خودداري كنيد و قبل از تلفن زدن، رئوس مطالبي را كه ميخواهيد در ميان بگذاريد، مكتوب كنيد و قبل از پايان مكالمه، كنترل كنيد كه همه مطالب را گفته باشيد.
3- برنامه ريزي نامناسب: درباره چگونه گذراندن زمانتان با همان هوشياري و دقتي برنامهريزي كنيد كه گويي براي يك سفر مهم با رهتوشه و پول اندك برنامهريزي ميكنيد. از خطرات، موانع و احتمالاتي که موفقيت شما را در اجراي برنامه تضعيف ميکند، برحذر باشيد.
4- تلاش بيش از حد: اگر واقعاً حداكثر تلاش خود را در انجام كاري صرف كردهايد و به نتيجه نرسيدهايد، آن را ادامه ندهيد و وقت و انرژي خود را صرف نكنيد بلكه به كارهاي موازي بپردازيد و پس از مدتي، مجدداً به آن كار برگرديد.
5- ميهمان ناخوانده: اگر با ميهمان تعارف نداريد، بگوييد كه كار داريد و سرتان شلوغ است و اگر تعارف داريد، خود را به اموري چون تلفن زدن يا نوشتن نامه مشغول كنيد تا مهمان متوجه شود كه وقت رفتن است.
6- بيكفايتي در واگذاري كار به ديگران: آيا تا به حال از خود پرسيدهايد كه حد انجام دادن كار چقدر است؟ قدر مسلم اينكه هر كسي حدي در انجام دادن كارها دارد پس بهتر است كه اين ظرفيت و توان را صرف مهمترين و موثرترين كارها نماييم. براي رسيدن به اين منظور ناگزيريم كه عدهاي را كه با ما كار ميكنند، تربيت كرده و كارهاي خور را به آنها بسپاريم. شروع به واگذاري كارهاي ساده به زيردستان خود کنند و قبل از انجام كار، آن ها را كاملاً توجيه نماييد. اگر چنانچه كاري را خوب انجام ندادند اصلاً گله نكنيد، بلكه علت را برطرف كنيد و مجدداً كار را به آن فرد بسپاريد، مگر آنكه محدوديت زماني داشته باشيد.
7- بينظمي شخصي: نظم در امور را سرلوحه خود گردانيد و از آشفتگي بپرهيزيد.
8- عادتهاي غلط: با عادتهايي كه باعث اتلاف وقت شما مي شوند مبارزهكنيد و عادتهاي كاري خود را تغيير دهيد
9- ناتواني در گفتن «نه»: اگر كاري را كه به شما داده ميشود، نميتوانيد انجام دهيد، آن را نپذيريد و مؤدبانه بگوييد كه با وجود علاقه، به علت مشغلههاي ديگر نميتوانيد آن كار را بپذيريد. البته توجه داشته باشيد كه تا آن جا كه ميتوانيد، به ديگران كمك كنيد تا ديگران نيز در هنگام نياز به شما كمك كنند.
10- كارامروز را به فردا افكندن: فردا كارهاي خودش ر ا خواهد داشت پس كار امروز را به فردا نيفکنيد.
11- جلسات با بازده پايين: تا زماني كه برايتان معلوم نشده كه به طور دقيق از جلسه چه ميخواهيد يا براي چه شما را به جلسهاي دعوت كرده اند به آن جلسه نرويد.
12- كاغذ بازي: اگر موضوعي شفاهي يا تلفني انجام ميشود، آن را مکتوب نکنيد. اگر نوشتن نياز به تايپ ندارد؛ با دست بنويسيد. در مواردي كه لازم ميشود از يك متن در چند نوبت استفاده كنيد، آن را تايپ كنيد و در بعضي موارد از يک نوشته کپي بگيريد.
13- كارها را ناتمام رها كردن: تا زماني كه روشن نشده كه ميتوانيد يك كار را به پايان برسانيد، از پذيرش آن كار اجتناب كنيد؛ مگر آنكه ناگزير باشيد. اگر كاري را ميپذيريد حتماً آن را به اتمام برسانيد و يا آن را به شخص ديگري كه اطمينان داريد توان به اتمام رسانيدن کار را دارد، بسپاريد.
14- دستياران بيكفايت: قبل از اقدام به انتخاب، دقيقاً براي خود معلوم كنيد كه چه كاري (مشخصات آن كار) داريد و شخص متقاضي بايد شامل چه ويژگيهايي باشد؛ و از او چه انتظاري داريد. قبل از قطعي كردن انتخاب حتماً يك دوره آزمايشي را با او بگذرانيد.
15- مراودات بيثمر: در هر دورهاي از زمان ممكن است با افرادي ارتباط داشته باشيم ولي با افزايش سطح آگاهي، ميبينيم كه ارتباط با اين عده بي ثمر و ضايع كننده وقت است. در اين موارد بهتر است اندك اندك ارتباط خود را قطع نماييد.
16- آشفتگي در مسئوليت ها و اختيارات: مسئوليتها و کارهاي خود را فهرست كنيد و محوري ترين آن را انتخاب كنيد و آن را در اولويت اول كارهاي خود قرار دهيد. براي پرداختن به مسئوليتهاي بزرگ زمان بيشتر و براي مسئوليتهاي کوچکتر زمان کمتري بگذاريد. اگر مسئوليتي داريد كه ميتوانيد آن را واگذار كنيد، بعد از انجام مقدمات و اطمينان از فرد واگذار شونده اقدام به واگذاري نماييد.
17- ارتباط ضعيف: صريح و صادقانه مطالب خود را به ديگران بگوييد و مطمئن شويد كه منظورتان را فهميدهاند.
18- بيكفايتي دركنترل و گزارشهاي پيشرفت كار: تا حدي كار بگيريد كه قادر به كنترل آن باشيد. كار كنترل نشده مثل بچهاي است كه و الدين، او را به حال خود رها كردهاند و هر لحظه ممكن است كه ايجاد دردسر نمايد.
19- اطلاعات ناقص: قبل از اقدام به انجام كاري، حداكثر اطلاعات لازم را به دست آوريد و از صحت آن اطلاعات، اطمينان حاصل كنيد.
20- سفرها و مأموريتهاي شغلي: وقتي به سفر برويد كه واقعلاً لازم است و كس ديگري نميتواند آن مأموريت را به انجام برساند. براي خوش گذراني و ديدن جاهاي تازه به سفر نرويد، مگر اينكه قصدتان از سفر، تفريح و گردش باشد.
اينک که با ربايندگان زمان آشنا شديم، لازم است که آنها را شناسايي و حذف کنيم. مشاهده از اولين گامهاي شناخت است، پس گذشت زمان خود را مشاهده کنيم و با رديابي ربايندگان زمان، براي کنارگذاشتن آنها اقدام کنيم.
مهندس شهروز جمیلی
شبکه متفکران 