نويسنده: تيلور هارتمن
ترجمه: مريم مداح
سالهاست كه توفان ذهني به تيمها كمك كرد در زمينههاي مختلفي چون محصولات، خدمات و راهحلها به ايدههاي نوآورانه دست پيدا كنند. امروزه از توفان ذهني در تيمها به عنوان روشي مفرح و در عين حال خلاق براي دستيابي به ايدههايي مبتكرانه جهت حل مسئله و يافتن امكانات ممكن استفاده ميشود.
جلسات توفان ذهني دو فاز دارند. فاز اول شامل بيرونريزي سريع ايدهها و نوشتن آنها بر روي كاغذ و فاز دوم شامل بحث در رابطه با ايدههاي فهرست شده است. مسئله مهم اين است كه اين دو مرحله را با هم اشتباه نگيريم. اين درك باعث ميشود از بروز اختلاف و درگيري در طول فرآيند جلوگيري كنيم.
در طول فاز اول، هدف، توليد هر تعداد ايده ممكن است بدون اين كه بخواهيم اين ايدهها را عميقاً مورد بررسي قرار دهيم. توفان ذهني تمركزي كلي ايجاد ميكند و آن گاه ميتوانيم سر فرصت به بحث در مورد راهحلها بپردازيم. در فاز بحث، تمام ايدهها از جهات مختلف مورد بررسي و قضاوت قرار ميگيرند تا معلوم شود با در نظر گرفتن عوامل مختلفي چون زمان، هزينه، روابط، مهارتها، تواناييها، منابع و قابليت پذيرش در بازار ، اين ايده چقدر كارايي دارد.
چهار تيپ شخصيتي
هر تيپ شخصيتي در جلسه توفان ذهني به گونهاي متفاوت رفتار ميكند. كار هدايتكننده جلسه اين است كه فرآيند را پيش ببرد و نگذارد قدرتها و يا محدوديتهاي هيچ يك از اين تيپهاي شخصيتي كار را از مسير اصلي منحرف سازند. اين تيپهاي شخصيتي را با رنگها ي قرمز، آبي، سفيد و زرد معلوم كردهايم.
قرمزها بسيار خلاق و در عين حال بسيار عمل گرا هستند. آنها به راحتي در گروه ريسك مي كنند و در فاز اول ايدهدهي، انرژي زيادي
به وجود ميآورند. آنها ممكن است بخواهند سلطه جويي كنند و مستقيماً به راه حل بپردازند. آنها معمولاً نسبت به ايدههاي ارائه شده
ديدي انتقادي دارند
آبيها معمولاً در ساختاربندي جلسه قدرت زيادي دارند و قواعدي براي نحوه شركت در كار ارائه ميدهند. آنها شرح دقيقي از ايدههاي ديگران ميدهند و به جزئيات توجه ميكنند. آنها اغلب در فاز ايدههاي تصادفي پيشنهادهاي بيعيب و پذيرفتني ارائه ميكنند و در فاز ارزيابي و اولويتبندي به خوبي بر كيفيت متمركز ميشوند. آنها معمولاً در بخش ايدهدهي جدياند.
سفيدها جريان ايجاد ميكنند و فضايي را فراهم ميكنند كه در آن ديگران بدون اين كه با انتقاد مواجه شوند ابراز عقيده كنند. ديگران را دعوت به اظهار نظر ميكنند و خود نقش حمايتي بر عهده ميگيرند. شفافيت و قضاوت نكردنشان درباره ايدههاي ديگران فضايي مثبت به وجود ميآورد. آنها معولاً حرف نميزنند و گوش ميكنند واكثراً براي اين كه ديگران را در نظر خود سهيم كنند نياز به تشويق دارند اما خوب مشاهده ميكنند و بينش خوبي از خود نشان ميدهند.
زردها فضايي مشاركتي به وجود ميآورند و همه را دعوت به شركت فعال و پرانرژي در فرآيند مينمايند. وجه برجسته آنها خلاقيتشان است و درعين حال آمادهاند ديدگاههاي ديگر را نيز بپذيرند. ممكن است با تمركز ضديت داشته باشند (كه قرمزها را كمي عصباني ميكند) و نيز با قسمت اولويت گذاري ايدهها.
اصول اوليه جلسات توفان ذهني
شما ابتدا بايد ببيند مشكلي كه ميخواهيد برايش راه حل پيدا كنيد چيست و سپس قواعدي در نظر بگيريد. براي رسيدن به تعداد زيادي ايده در جلسه از اعضا بخواهيد بر سر قواعدي اوليه توافق كنند. اين قواعد ميتوانند شامل موارد زير باشند:
تفريح: در اول جلسه اعلام كنيد كه دوجايزه داده خواهد شد؛ يكي به فردي كه بيشترين ايدهها را ميدهد و ديگري به كسي كه جنونآميزترين ايدهها را ارائه ميكند، زيرا گاهي چنين ايدههايي،جرقهاي ميشوند براي ايده ديگر كه بعداً در نهايت به بهترين ايده بدل خواهد شد.
هرچه بيشتر بهتر: در اين مرحله كميت بر كيفيت ارجح است. هر چه تعداد ايدهها بيشتر باشد احتمال اين كه بعضي از آنها مؤثر واقع شوند بيشتر خواهد بود. اگر گروه از دادن ايده بازماند يا ذهنش احتياج به آماده شدن داشت انها را به دو گروه تقسيم كنيد و موضوعي بيارتباط به مشكل را به مسابقه بگذاريد.
بيقيدي: خود را محدود به راهحلهاي ممكن .و عملي نكنيد. بگذاريد ايدههاي سركش، بيربط و عجيب و غريب جريان پيدا كنند و بيرون بريزند. شايد ايده جنون آميز يكي، جرقه ايدهاي بزرگ را در ذهن ديگري روشن كند.
تركيب ايدهها: علاوه بر رسيدن به ايدههاي بديع، افراد بايد بتوانند بر آن بيفزايند و ايدههاي مرتبط ديگران را با هم تركيب كنند. وقتي يك نفر ايدهاش را ميگويد نيروي خلاق مرتبطي را در ديگران برميانگيزد.
انتقاد ممنوع: ما همه اين جمله را شنيدهايم: «چه ايده بيمعني اي». اين واكنشها و ديگر پاسخهاي منفي افراد به ايدهها را بايد ممنوع كنيم. در طول فاز ايدهدهي افراد اجازه دارند فقط اظهارنظرهاي مثبت خود را اعلام كنند. اما همين ها هم بايد به واژههايي چون «جالبه»! و «عاليه»! محدود شده و به بحث در مورد ايدهها تبديل نشوند.
فاز اول: توليد ايده
هدف اين فاز رسيدن به حداكثرتعداد ايده و نيز تفريح هنگام انجام كار است. جلسه را با نكتهاي مثبت آغاز كنيد. بپرسيد » در شركت ما چه چيزي خوب است؟» و به ايدههاي مثبت برسيد. سپس بپرسيد » چه اشكالي وجود دارد؟ » و به نكات منفي برسيد. سپس براي تعيين سه اولويت اول توفان ذهني را اجرا كنيد. ميتوانيد از سه روش زير كمك بگيريد:
1- يك گروه بزرگ: هدايت كننده جلسه ميتواند همه افرد را يك گره در نظر بگيرد و آنها رادر فهرست كردن همه ايدههايي كه به ذهنشان ميآيد راهنمايي كند. او لازم است براي برقراري جريان ايده، مرتب سؤال كند و همزمان يك نفر بايد يادداشت بردارد. به خاطر داشته داشته باشيد كه در اين مرحله بحثي انجام نميگيرد و حداكثر زمان مورد نياز ده دقيقه است.
2- چند زيرگروه: اگر تعداد افراد زياد باشد ميتوانيد آنها را به چند گروه تقسيم كنيد. تا هر گروه به ارائه ايده بپردازد. زمانيكه يكي از گروهها در ظرف حداكثر ده دقيقه به كار خود پايان داد مهلت به پايان رسيده و ايدههاي اين گروه اول فهرست ميشود. بقيه گروهها ايدههايشان را به اين ليست مادر اضافه ميكنند. براي گروهي كه بيشترين ايده( خوب يا بد) را داشته جوايزي در نظر بگيريد كه اين خود محرك ارائه ايده بيشتر است.
3- كار مستقل: روش ديگر اين است كه هر كس به تنهايي ظرف مدت حداكثر پنج دقيقه ايدهها يش را مكتوب كند. همه شروع ميكنند باسرعت هر چه تمامتر به دادن نوع هر راهحلي كه به ذهنشان ميرسد. مهم نيست كه جوابها احمقانه، بيمعني، شوكه كننده، جدي و يا گران باشند. كسي كه بيشترين جواب را بدهد جايزه ميگيرد و سپس همه جوابها را ميخواند، ضمن اين كه همه، اين جوابها را در برگه خودشان چك ميكنند. نفر بعد كه جايگاه دوم را كسب كرده شروع به خواندن برگه خود مينمايد اما فقط ايدههايي را ميخواند كه قبلاً گفته نشدهاند. و همين طور به ترتيب تا نفر آخر. اين كار بايد حالت تفريحي داشته باشد.
فاز دوم: بحث و اولويت گذاري
به محض كامل شدن ليست مادر، مفهوم هر يك از ايدهها را معلوم كنيد به اين صورت كه از ايدهدهنده بخواهيد آن را براي همه شرح دهد. با اين كار، ايده متعلق به جمع خواهد شد. سپس همه اغضاي گروه به اتفاق هم به مرور ليست بپردازيد تا ايدههايي را كه بيش از اندازه بيمعني، مسخره يا غير كاربردي هستند، حذف كنيد.
ايدههاي باقيمانده را هم بررسي كنيد تا امكان بالقوهشان را معلوم كنيد. ممكن است به بيش از يك مورد برسيد اما آنها را به 5 تا حداكثر 10 مورد محدود نماييد. و اين تعداد بستگي به زمان و پولي دارد كه ميتوانيد براي آنها صرف كنيد.
از گروه بخواهيد به سه تا از مهمترين ايدهها رأي دهند. اطمينان حاصل كنيد كه اينها راهحلهايي هستند كه گروه ظرف چند هفته آتي ميتواند اجراييشان كند. فهرستي از راهحل ها و ضربالاجلي براي همه آنها تهيه كنيد. همچنين تصميم بگيريد چگونه ميخواهيد مؤثر بودن راهحلها را ارزيابي كنيد.
مي توانيد افراد را تك تك و يا در گروه، به همراه طرح اجراييشان، به اجرايي كردن راهحلها بگماريد. اين طرحهاي اجرايي بايد به همراه زمان و ميزان پاسخگويي همه اقدامات، در كل گروه ارائه شوند.
و در نهايت براي تاريخ جلسه بعدي و زمان گزارش افراد يا تيمها از عملكرد، پيشرفت و نتايج كارشان تصميم بگيريد.
به خاطر داشته باشيد كه همافزايي گروه راهحلهايي را پديد ميآورد كه هيچ فردي به تنهايي نميتواند به آنها برسد.
تيلور هارتمن داراي درجه دكترا و نويسنده كتابهاي پرفروش the Color Code، Color Your Future وSand Castles و بنيانگذار مؤسسه ارتباطي هارتمن، http://www.hartmancommunications.com است.
منبع:
Taylor Hartman, “Brain Storm Business”, Leadership Excellence, Feb 2005
شبکه متفکران 