در زيست شناسي اصل جالبي وجود دارد كه به آن اصل تعيين كننده بودن عامل حداقل يا «ليبيك» مي گويند. اين اصل بدان معناست كه عامل حداقل مي تواند در بيولوژي موجود زنده تعيين كننده باشد. برای مثال در مورد رشد يك گياه، چه بسا تمام مواد غذايي را فراهم كرده باشيم (ماكروالمانها) و شرايط اقليمي نيز مساعد باشد (ماكرووميكروكليما)، ولي از نظر تركيبات «روي» گياه كمي در مضيقه باشد. آنوقت شما با كمال تعجب، تنش را در رشد گياه مشاهده خواهيد كرد. در مديريت هم وضع به همين منوال است چه بسا ما خيلي از اصول مديريت مثل شيوه هاي سازماندهي، گردش اطلاعات، منابع و ساختار را رعايت كنيم ولي به دليل ناديده گرفتن پاره اي از نكات، در مورد مديريت خويش دچار چالش هايي شويم كه خسارت هاي سنگيني به سازمان تحت مديريت ما وارد كند. يكي از اينها«مديريت زمان» است يعني يك مدير در مديريت زمان ممكن است به چه پارامترهايي دقت نكند ودر نتیجه دچار مشكل شود.
يك اشتباه اين است كه عده اي تصور مي كنند براي انجام كارها به صورت موفقيت آميز، بايد دائم تلاش خود را افزايش دهند، اما لزوماً اين طور نيست. مثال جالبي كه در اين مورد وجود دارد مثال مسابقات اسبدواني است؛ هميشه به اسب اول دو برابر اسب دوم جايزه تعلق مي گيرد اما اينطور نيست كه اسب اول دو برابر اسب دوم دويده باشد يا با آن فاصله زیادی داشته باشد بلكه فقط چند قدم جلوتر بوده است. در مورد كارهاي روزانه نيز يك مدير بايد به اين نكته باريك توجه كند كه براي افزايش موفقيت لازم نيست دو برابر تلاش كند بلكه لازم است چند قدمي جلوتر از موقعيت فعلي اش باشد. بهتر است ما هميشه يك پسوند «تر» به كارهاي خوب امروزمان اضافه كنيم تا فردايي بهتر داشته باشيم. در مديريت زمان بخش عمده نابساماني ها مربوط به اموري است كه انجام نمي شود، نه اموري كه انجام مي شود. دنبال مواردی بگرديم كه از چشم ما پنهان مانده، همان عامل حداقل را پيدا كنيم چون تعيين كننده است. همين غفلت هاي ما مانع حركت ماست. غفلت اول اين است كه روز خود را بدون برنامه آغاز كنيم، در اين حالت اگر برنامه اي نداشته باشيم با بلندترين صدا پاسخ مي دهيم. تمام انرژی ما صرف پاسخگويي به درخواست هاي ديگران مي شود. هر كسي ما را در محيط كار مي بيند و از ما سوالي و درخواستي دارد بدان پاسخ مي دهم. فلاني بيا در اين مورد صحبت كنيم، چند دقيقه اي دقت داري؟ …، اين يك اصلي است كه اگر در مديريت زمان خود خلأیي داشته باشيم سايرين اين خلأرا پر مي كنند و اگر زياد دروازه را باز كنيم تمام وقت ما را مي گيرند. در اين حالت ما بسيار كار مي كنيم اما كارهاي مفيدي را انجام نمي دهيم، كارهايمان تلنبار مي شود. مديريت زمان سريعتر انجام دادن كارها نيست انجام امور درست است، يعني انجام آنچه كه بايد انجام شود و از آن غفلت نشود. البته اين توضيح را بايد داد كه پاسخ دهي به نياز ديگران نبايد به زير سوال برود بلكه بايد اين موضوع نيز بر اساس يك روال مديريتي انجام شود چه بسا در هنگام پاسخ دهي به سوالات و نياز مطرح شده، به دليل تشويش و نگراني از معطل بودن كار اصلي درست پاسخ ندهيم. اين از تبعات بي برنامه بودن است اما نكته دوم به هم خوردن تعادل زندگي است يعني غفلت از موضوعات، باعث مي شود تعادل ما در زندگي بهم بخورد. مسائلي چون سلامتي، خانواده، امور مالي، امور فكري، ذهني و اجتماعي و بطور كلی معنويات وجود دارند که ممکن است آسیب ببینند.در پايان یک روز وقتي به كار خود نگاه مي كنيم دچار اضطراب و تشويش مي شويم و با خود مي گوييم :» اي بابا تمام زندگيم شده کار». در هر صورت گويا ما زماني مي توانيم زندگي متعادلي داشته باشيم كه براي هر يك از اين موارد، برنامه زمانبندي شده اي را تخصيص دهيم. اصل ليبيگ اينجا هم صدق مي كند. اگر ما مراقب سلامتي خود نباشيم چگونه مي توانيم خانواده و تعامل اجتماعي خويش را راهبرد كنيم. اگر مسائل مالي خود را حل نكنيم چگونه مي توانيم در فرآيند حرفه اي مان دچار وقفه نشويم و در نهايت براي سوالات اساسي زندگي مان چه پاسخي يافته ايم؟ نكته سوم كاركردن در انگاره هاي شغلي نابسامان است به عبارتي ساده تر، نشستن پشت یک ميز بهم ريخته و يا محل كار شلوغ. در تحقيقات آمده است افرادي كه ميز كارشان بهم ريخته است به طور متوسط يك و نيم ساعت در روز (هفت و نيم ساعت در هفته) را صرف جستجو بر روي ميز كاري خود مي كنند و اين يك و نيم ساعت پيوسته نيست، يك دقيقه اينجا و يك دقيقه جاي ديگر. حكايت چكه آبهاي شيرهاي ظرفشويي مملكت ماست كه به نظر نمي آيد اما در پايان روز حجم ليتر آب از دست رفته قابل توجه است. ميز كار مديران کارامد، بسيار تميز است. نبايد اينطور قلمداد شود كه كارمندانشان ميز آنها را تميز مي كنند. بلكه اگر به سابقه كاري اين افراد توجه شود، چه بسا هميشه مرتب و منظم بوده اند. و همين امر باعث شده است كه بتوانند روي كار خود متمركز شوند. در هر صورت يك توصيه ديگر نيز وجود دارد كه وسايل کاری خود را در مكانهاي مشترك قرار ندهيم يا يك ميز مشترك نداشته باشيم و یا ميزي كه ديگران پشت آن زياد مي نشينند را برای کار انتخاب نکنیم چون دچار مشكل خواهيم شد.
نكته ديگر كه در مقوله مديريت زمان موثر است اما ناديده انگاشته مي شود كمبود خواب است. تحقيقات نشان مي دهد كه 75 درصد ما معمولاً در طول روز از خستگي شكايت داريم. ولي جالب آنكه ساعت خوابمان كم نيست پس مشكل كجاست؟ مشكل آنجاست كه كيفيت خواب مناسب نيست. يعني در طول روز افراد با فشار عصبي زيادي مواجه هستند و بدين دليل در طول شب نمي توانند خواب راحتي داشته باشند اگر ما براي روز خود برنامه ريزي كنيم و بر طبق يك برنامه ف به صورت منعطف كار كنيم ضمن اينكه كار را با كيفيت بهتر انجام مي دهيم اين رضايت باعث مي شود. كه تحت فشار كمتري باشيم و در نتيجه خواب راحتتري در آن شب داشته باشيم.
نكته آخر عدم توجه به وقت ناهار است. اغلب اوقات ما به زمان ناهار توجه نمي كنيم و اين زمان ويژه را به انجام كارهاي خود اختصاص مي دهيم، به اين اميد كه بتوانيم كار بيشتري انجام دهيم. طبق بررسي ها اين كار نتيجه عكس دارد. در واقع پس از اتمام كاري به مدت چند ساعت بازده ما پايين مي آيد. زمان ناهار حتي اگر 15 دقيقه باشد باعث مي شود كه انرژي ما ذخيره شود تا بتوانيم وظايف بعدازظهر خود را بهتر انجام دهيم در اين حالت احتمال اينكه تعدادي از كارهاي سنگين را به تعويق بيندازيم كاهش مي یابد و همين موضوع باعث مي شود. كه در بلندمدت بازده افزايش قابل توجهي پيدا كند. اما دقت كنيم كه چه مي خوريم و چگونه مي خوريم. بايد كار را در حين غذا خوردن تعطيل كنيم و فقط با دقت بخوريم و خوب بخوريم، خوب خوردن به معناي حجيم خوردن يا پرتجمل خوردن نيست بلكه روشهاي صحيح تغذيه را بكار گيريم روشهايي دروني و بيروني همان روشهاي بزرگان که باعث طول عمر مي شود.
تالیف آرین پناه پور
شبکه متفکران 